GERER UNE VUE D'ENSEMBLE A L'AIDE D'UN LOGICIEL DE CALCUL

LE PROGRAMME STANDARD PEUT EVOLUER AVEC VOTRE ENTREPRISE

Bien qu'aujourd'hui, les moyens et la technologie soient disponibles, de nombreux professionnels font encore confiance à la 'bonne vieille' feuille Excel pour leurs calculs, car c'est toujours le moyen le plus facile pour ces personnes.
Pourtant, il existe aujourd'hui un logiciel de calcul spécialisé adapté à vos activités, qui est également plus convivial et permet à l'utilisateur de garder enfin une meilleure vue d'ensemble sur ses revenus et ses dépenses.

L'ADMINISTRATION EST NECESSAIRE

On ne peut pas échapper à certaines choses. Même si l'essentiel de vos activités consiste à concevoir, aménager ou entretenir un aménagement paysager, vous devez tout de même vous occuper de votre administration: devis, factures, salaires, stocks, gestion des adresses, planification, matériel, ... tout cela doit être traité si vous voulez garder une vue d'ensemble et un contrôle.
Tous les moyens de rendre cette paperasserie plus gérable - et supportable - sont donc les bienvenus. Un logiciel de calcul a été spécialement développé pour suivre votre administration et gérer vos calculs, en fonction de votre entreprise et de vos activités.

UN SPECTRE COMPLET

Le logiciel vous permet de laisser l'ensemble de vos activités se dérouler dans un environnement numérique. La convivialité et l'interface intuitive en sont des éléments centraux, notamment parce que les calculs sont intégrés dans le système. En d'autres termes, tous les calculs sont effectués 'en coulisses'.
Les fonctionnalités du logiciel sont donc nombreuses, par rapport à la taille de l'entreprise, au type d'entreprise et à ses propres besoins et souhaits.

Les offres

Il faut souvent beaucoup de temps pour préparer ou ajuster les devis, sans avoir la certitude que vous serez en mesure d'y donner suite. De plus, les devis prennent beaucoup de temps et ne sont pas toujours faciles à calculer.
Le logiciel calcule l'offre sur la base des prix unitaires (encodés), des salaires horaires, des marges, etc. Le prix correct est plus facilement déterminé en appelant les cartes de calcul et les articles précalculés.
En outre, diverses variables peuvent être encodées et vous pouvez répartir les prix spécifiques au chantier sur l'offre. Les coûts du matériel ou des produits nécessaires sont clairement définis sur la base de listes de prix. Les marges peuvent être affectées à divers facteurs tels que la main-d'œuvre, les outils, les matériaux, la sous-traitance, etc. Il est important de pouvoir saisir des marges différentes en fonction de l'article, ce qui réduit le risque de perte. 
Il est également important que les offres soient faciles à ajuster, car une première offre est rarement la version finale.

Répertoire téléphonique

Le point de départ est souvent l'annuaire téléphonique avec les coordonnées des clients, fournisseurs, sous-traitants et autres organismes utiles. Grâce aux contacts, le lien est rapidement établi vers les fichiers correspondants ainsi que vers les fichiers en cours.

Le suivi

Différents dossiers peuvent être facilement suivis, et beaucoup de choses peuvent être ajoutées, allant des bons de travail, factures et commandes aux photos du chantier. En travaillant avec le suivi du statut, l'utilisateur peut voir plus vite ce qui n'a pas encore été facturé et quel client n'a pas encore été servi.

Le cAlcul Final

Lors de l'établissement d'une offre, vous saisissez de nombreux précalculs. Une fois le travail terminé, un calcul final peut également être effectué. Ceci servira alors de vérification. Les commandes, les heures travaillées, les coupons de direction, etc. peuvent être encodés dans le système, de sorte que tous ces éléments sont liés au même projet. De cette façon, vous obtenez déjà une vue d'ensemble entre les revenus (projetés) et les dépenses pendant le travail. Une fois le travail terminé, une vue d'ensemble est disponible, qui peut également être partagée avec le client, de sorte qu'il n'ait plus à effectuer des calculs fastidieux, mais que les coûts finaux apparaissent clairement et sans ambiguïté.

Autres

En outre, il existe de nombreuses autres fonctionnalités qui ont également leur importance.

• Facturation: il est, bien entendu, important d'avoir un bon flux de facturation, où tous les coûts engagés peuvent être répertoriés sur la base des ajouts qui ont été saisis dans le fichier alors en cours.
• Enregistrement des heures: à l'aide de taux horaires prédéterminés (qui peuvent être établis individuellement), chaque utilisateur peut ajouter les heures travaillées à un projet/fichier sur un appareil mobile. En fin de travail, tout est automatiquement calculé. Si vous le souhaitez, des liens vers des logiciels comptables sont également possibles.
• Gestion du stock: ici, l'utilisateur trouve un aperçu de son stock de tuiles, de graines, de clous, de vis, etc. et peut passer des commandes pour avoir certains produits en stock. Il peut également voir quel employé a quel type d'outils avec lui pour son chantier. Ainsi, les outils (coûteux) ne sont pas perdus.
• Planning: pour garder une vue d'ensemble. Les projets peuvent être planifiés de manière à ce que le flux de travail soit le meilleur possible, de sorte que le personnel ne soit pas au chômage technique inattendu pendant une journée.
• Liste des installations: l'utilisateur n'a pas besoin de saisir chaque poste manuellement, mais il peut choisir dans une bibliothèque réelle. Il voit aussi immédiatement le prix unitaire, ce qui lui permet de conseiller le client ayant un certain budget sur ses possibilités.

LES CARACTERISTIQUES

Outre les nombreuses possibilités offertes par le logiciel, chaque investissement doit être soigneusement étudié. Néanmoins, le logiciel, s'il est utilisé correctement, peut présenter plusieurs avantages.

Le rendement

Comme tous les calculs sont intégrés dans le logiciel et qu'il suffit de saisir des facteurs externes (nombre de chantiers, superficie, nombre d'heures-personnes, matériel, ...), vous avez besoin de moins d'étapes et tout peut être traité beaucoup plus rapidement. En tout état de cause, s'il est utilisé correctement, un logiciel spécialisé garantira un traitement plus rapide de l'administration.

Professionnalisme

Le logiciel prend également soin de votre image. D'une part, les devis peuvent être établis plus rapidement et transmis au client, d'autre part, le devis est établi de manière claire et nette, ce qui crée plus de confiance chez le client.

Vue d'ensemble

Un grand avantage du logiciel est qu'il offre une belle vue d'ensemble. Tous les modules et fonctionnalités sont répertoriés de manière ordonnée dans le logiciel, en mettant l'accent sur la structure et l'architecture logique. Les analyses ou les dossiers à suivre peuvent être appelés immédiatement afin que l'utilisateur puisse intervenir plus rapidement si nécessaire et ajuster son cas. Ceci assure un fonctionnement plus efficace.

LES VERSIONS

Le logiciel de calcul est proposé en différentes versions. Par exemple, il y a les programmes standard qui sont installés sur l'ordinateur. Aujourd'hui, cependant, une telle application statique est dépassée; l'application doit être disponible partout, et donc presque tous les logiciels de calcul disponibles existent en tant qu'application web ou en tant que simple application. En tant qu'application web, le logiciel est disponible partout, quel que soit le support (PC, ordinateur portable, tablette, smartphone) ou la technologie (Android, Apple iOS, Windows, Linux, etc.). Tous les fichiers externes tels que photos, bons de travail, commandes, etc. sont ensuite gérés via des services cloud tels que Dropbox, Google Drive, iCloud, OneDrive, etc.

LE JUSTE PRIX

La mise en œuvre du logiciel nécessite également un certain investissement. Différentes formules sont possibles: un logiciel peut être acheté, mais il est également possible de travailler avec une formule d'abonnement - en particulier avec les services cloud.
Les modules supplémentaires doivent être payés - une seule fois ou en complément de l'abonnement. En outre, des contrats de maintenance sont toujours possibles pour les versions achetées, l'utilisateur se voyant proposer chaque année la dernière version.

Les micro-licences

L'employé peut également utiliser le logiciel par le biais de micro-licences. Cela lui donne accès à une petite partie du logiciel et il a l'autorisation, par exemple, de remplir son bon de travail numériquement et sur place.

'Reculer pour mieux sauter'

Travailler avec un logiciel de calcul nécessite un certain savoir-faire, d'une part pour connaître tous les modules et comment tout fonctionne, d'autre part il faut aussi connaître les mécanismes derrière certaines actions, il faut configurer le logiciel correctement et mesurer, et il faudra également apprendre aux employés comment travailler avec ce logiciel. Un certain niveau de formation n'est donc pas un luxe inutile. Cependant, en y investissant du temps et des ressources au préalable, l'utilisateur peut comprendre le logiciel plus rapidement et l'adapter à ses besoins, après quoi il peut immédiatement travailler plus vite et plus clairement.

Remerciements à: Groensoft, Infogroen, LuNaCalculatie et Robaws