Un logiciel cloud met fin à la fragmentation administrative

Établir des devis, adapter en permanence les plannings en raison de la pluie, des absences ou de changements imprévus, enregistrer les heures de travail, commander du matériel, envoyer des factures… Tout cela fait partie du métier. À cela s’ajoute le fait que l’administration est souvent dispersée entre des fichiers Excel et Word, des bons de travail papier et des documents épars. Pour y remédier, il est recommandé d’opter pour un logiciel de gestion administrative. Ces programmes fonctionnent dans le cloud, ce qui signifie que les données saisies sont automatiquement disponibles partout. Et en fonction de la taille de votre entreprise, le logiciel peut être entièrement adapté à vos besoins.

Josefien De Bock - 2 septembre 2026

Pourquoi passer à un logiciel?

De nos jours, les marges sont de plus en plus serrées, les délais de plus en plus stricts et les clients de plus en plus exigeants. En outre, il est de plus en plus difficile de recruter et de fidéliser du personnel. Il est donc essentiel de bien utiliser vos ressources financières et de contrôler rigoureusement vos coûts. Une communication claire et un échange fluide d’informations, entre autres, y contribuent. Tout cela est possible grâce à un logiciel administratif. Dans ce qui suit, nous allons approfondir les principaux avantages.

Garder une vue d'ensemble

Comme toutes les données sont centralisées dans un environnement cloud, il est beaucoup plus facile de garder une vue d’ensemble:

• Le suivi de l’état d’avancement d’une mission donnée est généralement plus aisé, car le logiciel permet de voir rapidement si un client a déjà été pris en charge.
• Les tâches prioritaires sont mises en évidence et se distinguent ainsi immédiatement.
• Les documents devant être remplis sur le chantier ne peuvent plus, de par leur nature numérique, se perdre parmi le matériel de chantier, ce qui peut arriver, par exemple, avec un bon de travail papier.
• Tous les éléments utilisés sur le chantier peuvent être immédiatement enregistrés dans le système. Ils ne sont donc plus oubliés lors de la facturation.

De manière générale, l’utilisation d’un logiciel permet un gain de temps d’un peu plus de 30 %

Moins de paperasse, plus de gain de temps

Un logiciel de gestion administrative centralise toutes les données dans le cloud, ce qui permet de ne les saisir qu’une seule fois. Lorsque celles-ci sont à nouveau nécessaires par la suite – par exemple pour un devis ou une facture –, les données clients sont automatiquement récupérées depuis le système. Cela réduit le risque d’erreurs, tout comme le fait que les données soient saisies directement sous forme numérique. Les formalités administratives papier disparaissent, tout comme le risque de perte de documents ou l'obligation d'une nouvelle saisie manuelle des données par la suite.

L’échange de données et de documents se déroule aussi plus facilement dans le cloud. Il ne s’agit pas seulement de la communication entre les différents employés au sein d’une entreprise – par exemple entre le chantier et les bureaux –, mais aussi de l’échange de documents avec les clients et le comptable. Ce gain d’efficacité se traduit bien sûr par un gain de temps considérable. En général, l’utilisation du logiciel permet un gain de temps d’un peu plus de 30 %.

Maîtrise des chiffres

De nombreuses entreprises d’aménagement paysager savent quelle est la charge de travail prévue, mais ont moins de visibilité sur ce qu’une mission rapporte au final. En interconnectant les devis, les heures de travail, la consommation de matériaux et les factures, on voit plus rapidement où l’exécution réelle s’écarte de l’estimation initiale. Un nombre d’heures supérieur aux prévisions, une consommation de matériaux plus élevée ou une marge plus faible sont ainsi détectés plus tôt.

Cela permet d’ajuster le cap en cours de mission. Lorsque les heures s’accumulent, il est possible de modifier le planning ou de revoir l’affectation des collaborateurs et des machines. La facture finale n’est alors plus le premier moment où l’on se rend compte qu’une mission s’avère moins rentable que prévu. 

Professionnalisme

De surcroit, une entreprise qui utilise un logiciel dégage une plus grande sensation de professionnalisme. Non seulement les devis ont un aspect plus soigné (et donc plus professionnel), mais ils peuvent également être envoyés plus rapidement. Cela inspire confiance et augmente les chances que le devis soit effectivement retenu.

Les possibilités sont innombrables

Du niveau de base au niveau pro

Les développeurs de logiciels proposent différents forfaits et formules, allant d’un logiciel de base à un package étendu destiné aux grandes entreprises, toujours adaptés à la taille et au fonctionnement de l’entreprise concernée. Ceux-ci peuvent généralement être étendus ultérieurement avec des utilisateurs supplémentaires, des modules ou des intégrations, par exemple avec la comptabilité ou un CRM. Une fonctionnalité spécifique peut également être ajoutée ultérieurement à la suite logicielle. Dans la plupart des cas, le logiciel est proposé sous forme d’abonnement. Ainsi, toutes les mises à jour et les nouvelles versions sont toujours disponibles.

Différents modules

En fonction des besoins spécifiques d’une entreprise, différents modules peuvent être intégrés au logiciel. Parmi les modules systématiquement fournis, on trouve les devis, le calcul des coûts, la gestion de projet, le suivi d’avancement, les bons de travail mobiles, la facturation (achats et ventes), l’outil de planification, la gestion des articles… Ceux-ci peuvent également être interconnectés de manière à automatiser entièrement le processus d'entreprise, du devis à la facture. La communication entre les fonctionnalités permet également à l’utilisateur d’avoir une meilleure vue d’ensemble des résultats des projets et de l’entreprise.

Si vous le souhaitez, d’autres modules peuvent bien sûr être ajoutés, par exemple:

• Une liste de plantes, avec les prix et les noms exacts de plus de 16 000 plantes.
• Un module « entretien » dans lequel tous les travaux d’entretien périodiques sont automatiquement répertoriés.
• Un module « relations », qui permet de voir d’un seul coup d’œil, pour chaque client, s’il reste des dossiers à suivre, s’il y a des factures en souffrance, s’il y a des devis en attente, etc.
• Afin de garantir la clarté des échanges par e-mail, un module peut être intégré pour attribuer automatiquement les e-mails et leurs pièces jointes au bon client et/ou au bon projet.
• Soit le logiciel dispose d’un module de comptabilité, soit une fonctionnalité peut être prévue pour permettre l’échange numérique des factures d’achat et de vente avec le comptable. Ce choix dépend entièrement de la méthode privilégiée par l’utilisateur.
• Certains logiciels intègrent une intelligence artificielle (IA) utilisée pour générer des rapports prévisionnels. Sur la base des données historiques, le logiciel signale les points de friction potentiels et les projets à venir.

Sur plusieurs appareils

Les données du logiciel étant stockées dans le cloud, une simple connexion Internet suffit pour les consulter et/ou les modifier. Le logiciel est donc accessible depuis un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, une tablette et un smartphone. La synchronisation avec le cloud s’effectue instantanément, ce qui signifie que les nouvelles données sont immédiatement mises à jour sur les autres appareils.
Légende

Commencez par les bases, puis passez au reste 

La tentation est souvent grande d’opter d’emblée pour la suite logicielle la plus complète. Pourtant, ce n’est pas toujours la meilleure approche. En effet, plus vous intégrez de fonctionnalités d’un seul coup, plus le risque est grand que les collaborateurs se découragent ou n’utilisent qu’une partie limitée des nombreuses possibilités offertes. Partez donc de la pratique quotidienne. Quelles tâches prennent le plus de temps? Où se glissent la plupart des erreurs? Et quelles informations souhaitez-vous pouvoir retrouver plus rapidement? 

Pour de nombreuses entreprises de l'aménagement paysager, une telle approche par étapes fonctionne le mieux. Commencez, par exemple, par les devis, la planification et les bons de travail. Dès que ceux-ci seront bien intégrés, vous pourrez ajouter progressivement des modules supplémentaires. Ainsi, le logiciel évolue au rythme de l’entreprise, et non l’inverse. 

IDENTIFIEZ VOS BESOINS
Le choix d’un logiciel administratif dépend de la taille et du fonctionnement d’une entreprise. Le développeur de logiciels commence donc par identifier les besoins de l’entreprise, puis recommande les modules qui y répondent le mieux. En effet, toutes les entreprises n’ont pas besoin des mêmes fonctionnalités.

Assistance par le développeur de logiciels

Formation

Le logiciel est généralement conçu de manière claire et intuitive, ce qui permet aux utilisateurs de s’en servir rapidement. Une bonne formation au démarrage reste toutefois importante. Lors de la mise en service, quelques demi-journées ou journées complètes sont donc prévues pour expliquer les fonctionnalités de base et familiariser les utilisateurs avec le mode de fonctionnement. Une formation complémentaire peut être suivie ultérieurement pour des modules spécifiques. Les PME peuvent, sous certaines conditions, récupérer une partie des coûts via le portefeuille PME.

Accompagnement

Le passage à un nouveau progiciel nécessite également un accompagnement adapté. Un consultant peut, par exemple, aider à transférer les données du progiciel existant vers le nouveau logiciel. Une assistance reste disponible même après la mise en service. En fonction du développeur de logiciels, cette assistance peut être fournie par téléphone, par e-mail ou par chat, afin que les questions et les problèmes techniques puissent être traités rapidement.

Avec la collaboration de Bouwsoft, LuNaCalculatie, InfoGroen Software B.V., Exact et Prixo